Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Valtion Eläkkeensaajat VES-Helsinki ry 5.9.2018

Jäsenrekisterin henkilötietolain (523/1999) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä
Valtion Eläkkeensaajat VES-Helsinki ry
Eija Lindström
Puh: 050 570 1126
Sähköposti: eija568@gmail.com

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Yhteyshenkilö ja jäsenrekisterinhoitaja: Eija Lindström

3. Rekisterin nimi
Valtion Eläkkeensaajat VES-Helsinki ry:n jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
VES-Helsinki ry:n jäsenrekisteriä pidetään yhdistyslain (503/1989) 11§:n mukaisen velvoitteen täyttämiseksi ja
tarpeellisia tietoja kerätään yhdistyksen sääntöjen mukaisten tarkoitusperien määrittelemää toimintaa varten.

Rekisterin tietoja käyttävät tehtäviensä hoidon edellyttämässä laajuudessa yhdistyksen puheenjohtaja, sihteeri, tiedottaja,
kotisivujen ylläpitäjä sekä jäsenasioiden hoitaja ja taloudenhoitaja.

5. Rekisterin tietosisältö
Pakollisia tietoja ovat jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka.
Yhteydenpitoa varten rekisteriin tallennetaan jäsenen osoite, syntymäaika, puhelinnumero, matkapuhelinnumero,
sähköpostiosoite ja mahdollisesti muita yhteystietoja.
Yhdistyksen toiminnan yhteydessä kertyy tietoja yhdistyksen, piirin ja liiton luottamustehtävistä.

6. Tietojen tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaan oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.

Rekisteröity voi esittää tarkistuspyynnön rekisteriasioista vastaavalle henkilölle kirjallisesti tai suullisesti henkilökohtaisesti
joko jäsenasioiden hoitajalle, sihteerille tai puheenjohtajalle ja tarvittaessa vaatia virheellisten tietojen oikaisua.

Yhdistyksen matkojen yhteydessä tarkistetaan aina matkaan osallistuvien jäsenten henkilötietojen oikeellisuus.

7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan suoraan yhdistyksen jäseniltä. Yhdistyksen jäsenten tulee itse ilmoittaa tietojensa muuttumisesta
yhdistyksen puheenjohtajalle, sihteerille tai jäsenrekisterin hoitajalle. Virheelliset tiedot korjataan välittömästi.
Yhdistyksestä eronneiden tai erotettujen jäsenten tiedot poistetaan yhdistyksen sääntöjen 6§:n mukaisesti.

8. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti mihinkään.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Jäsenrekisteriä ylläpidetään tietoverkossa osana yhdistyksen kotisivuohjelmaa.
Jäsenrekisteriin pääsy tapahtuu siihen erillisen käyttöoikeuden saaneilla henkilöillä henkilökohtaisten
käyttäjätunnusten ja salasanojen avulla.
Käyttöoikeuksien antamisesta päättää yhdistyksen hallitus.

Jäsenrekisteristä otetut mahdolliset paperikopiot hävitetään silppuamalla.
Paperiset jäsenilmoitukset säilytetään jäsensihteerin toimesta siihen asti, kun niiden käyttötarkoitus on saavutettu,
minkä jälkeen ne hävitetään silppuamalla tai polttamalla.

Hyväksytty yhdistyksen hallituksen kokouksessa (5.9.2018) 4. 5. 2020